LE CONTRÔLE COMPTABLE DANS UNE BANQUE

Le contrôle interne dans la banque

Le contrôle   interne se définit comme l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise des états financiers de la banque

Le contrôle interne bancaire   consiste à vérifier l’ensemble des opérations et des procédures de la banque pour lui apporter une meilleure efficacité, de la fiabilité et s’assurer de la conformité aux lois et aux règlements.

Les règlements des banques centrales définissent le contrôle interne dans les établissements financiers et précisent les règles minimales   que les établissements assujettis doivent mettre en œuvre.

Les contrôles internes ont pour objet de protéger la banque par rapport à des risques identifiés qu’elle a identifiés :

• La mise en sécurité des pièces et documents justificatifs des enregistrements comptables ;
• La pertinence du système d’information et l’opérationnalité du plan de back-up ;
• La protection des actifs : par la mise sur pied de mécanismes de protection du patrimoine de l’entreprise ;
• La conformité des opérations de l’organisation et des procédures internes aux lois, règlements, normes et usages professionnels et déontologiques, ainsi qu’aux orientations des organes délibérant et exécutif
• L’amélioration de l’efficacité opérationnelle : par l’optimisation des processus internes ;
• La prévention des erreurs et des fraudes : par la mise en place de mécanismes de contrôle et de surveillance appropriés
• La fiabilité de l’information comptable et financière : depuis la saisie jusqu’à la restitution, ,

La direction a une responsabilité fondamentale par rapport à l’élaboration et au maintien d’un contrôle   interne efficace.

Le contrôle   interne est une clé de la performance d’un établissement bancaire parce que dans une banque ou dans un établissement de microfinance tout est comptable tant en agence que dans les services du siège.

La Direction Générale a la responsabilité finale de la qualité des états périodiques remontés à la banque centrale et de l’image de marque de l’établissement. Elle a besoin d’un bon fonctionnement du contrôle  interne pour atteindre ses objectifs.

La cartographie des risques comptables

Parmi les risques identifiés, les risques liés à la comptabilisation des opérations et à la présentation de documents sincères sont probablement les activités les plus délicates à contrôler.

La maîtrise du contrôle comptable interne repose sur la maîtrise de la cartographie des risques liés aux comptes et le fait de pouvoir mettre des procédures comptables claires qui permettent de limiter les conséquences liées aux différents risques.

La cartographie des risques doit être exhaustive et précise c’est-à-dire qu’elle couvre, «de bout en bout », l’ensemble des processus comptables présents dans la banque dans le cadre de ses activités. La piste d’audit doit ainsi pouvoir être descendu et remontée sans discontinuité.

• Tous les postes du bilan d’une banque ou d’une microfinance doivent pouvoir être justifiés  soit par une décomposition de compte, soit par un inventaire soit par un état de rapprochement.

La cartographie des risques comptables est formalisée sous une forme structurée et synthétique

La cartographie est évolutive et les risques doivent être réévalués périodiquement en particulier lors de chaque changement organisationnel ou lors de la mise en place de nouveaux applicatifs informatiques.

Les objectifs du contrôle comptable interne

Les objectifs du contrôle comptable interne sont d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information :

• Assurer la conformité par rapport aux lois et aux règlements ;
• Assurer l’application des procédures et instructions en particulier les instructions de la banque centrale   en vue d’améliorer les performances de la banque ou de la microfinance.
• Être vigilant et réactif car des risques comptables improbables peuvent aussi causer des anomalies importantes notamment après des traitements informatiques.

Le rôle du contrôleur comptable

Le contrôleur comptable dans une banque ou une microfinance a obligatoirement une vision transversale de son établissement.

Il a besoin de savoir créer une requête informatique de type easytrieve ou SQL afin de pouvoir lancer des vérifications directement sur les fichiers informatiques.

Sa mission peut alors être présentée de la façon suivante :

1. S’assurer que les procédures, les habilitations, les contrôles quatre yeux,  et les limites fixées par la direction générale  en matière de risques sont strictement respectées ;
2. Veiller à la fiabilité de l’information comptable et financière, depuis la saisie jusqu’à la restitution, l’évaluation périodique, la mise en sécurité des pièces et documents justificatifs des enregistrements comptables.
3. S’assurer de la pertinence du système d’informations et vérifier très précisément l’opérationnalité du plan de back-up, que des fichiers ne peuvent être enregistrés en double, que les résultats obtenus des traitements sont strictement identiques aux calculs de vérification…
4. Vérifier que les opérations comptabilisées sont conformes aux dispositions légales et réglementaires.

Améliorer la qualité du contrôle interne en banque

C’est souvent le contrôle comptable interne qui permet de découvrir rapidement les erreurs, fraudes, retards ou laxisme…

Et une erreur corrigée immédiatement coute infiniment moins chère à régulariser qu’une erreur découverte après une longue période qui oblige à une longue série de pointages et reconstitutions.

La majorité des dysfonctionnements auxquels sont confrontés les banques sont détectés par le contrôle comptable interne ou par les auditeurs internes.

QUALIOPI + AF

Une formation spécifique pour les dirigeants des établissements de microfinance (SFD)

L’école de la Microfinance propose des formations pour les cadres dirigeants des établissements de microfinance.

La formation est centrée sur les préoccupations majeures des dirigeants des établissements de microfinance :

Définir une stratégie ; a partir d’une bonne connaissance de l’environnement, des forces, faiblesses, menaces et opportunités définir où l’institution veut aller, sa cible et définir la stratégie a mettre en œuvre.

Savoir établir le budget : quelles sont les sources du budget, comment bâtit on des hypothèses, quel est le suivi budgétaire, le budget recalé…

Disposer d’une grille d’analyse : la grille d’analyse permet de se situer, de voir les dysfonctionnements, de suivre les évolutions. Elle est la source des tableaux de bord.

Établir la cartographie des risques : la microfinance est un métier du risque et les dirigeants doivent tout mettre en œuvre pour tenter de réduire le risque, par le transfert vers un assureur, par des mesures de sécurité et bien évidemment par la culture risque de l’ensemble du personnel.

Les risques opérationnels doivent être identifiés et mesurés. Dans cette catégorie, le formateur présentera les risques de fraudes internes et externes.

La gestion ACTIFS – PASSIFS (GAP) La gestion actifs / passifs est supposée permettre de grandes économies, encore faut-il bien   connaitre les règles qui  permettent d’immuniser les marges. La création d’un  comité ALCO (Assets Liabilities Comitee) est souhaitable dans les établissements de microfinance

Dans un établissement de microfinance, on trouve toutes les fonctions de la banque :

Les établissements de microfinance proposent habituellement des microcrédits, des produits de dépôt et parfois des moyens de paiement.

Tout comme une banque, les établissements de microfinance vont avoir besoin de maitriser :

• le système informatique et de gestion toujours au cœur des activités financières
• le fonctionnement d’une agence
• la gestion de l’épargne,
• la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme
• le crédit-bail
• l’analyse des garanties,
• la sécurité des biens et des personnes,
• Les opérations de collecte
• les conseils à la clientèle
• les engagements,
• l’analyse du risque,
• la comptabilité bancaire,
• le contrôle de gestion,
• la gestion de moyens de paiement,
• les opérations de trésorerie, le financement,
• la fonction marketing,
• le contrôle interne et l’audit,
• les problèmes de fraudes,
• la réglementation prudentielle,
• les aspects  juridiques  ,
• le recouvrement,
• les questions d’archivage,

Les spécificité d’un établissement de microfinance

LA FINALITÉ DES ÉTABLISSEMENTS DE MICRO FINANCE :
Les établissements de microfinance ont pour mission le financement de l‘auto-entrepreneuriat, des TPE pour aider au  développement local

En Afrique, les principaux défis de financement du développement demeurent le financement de l’agriculture, et le financement de TPE.

Le financement de l’agriculture et des activités économiques en milieu rural est fondamental pour améliorer les conditions de vie de manière substantielle et stabiliser les populations.

Les établissements spécialisés  dans les activités de microfinance, octroient des financements à des personnes ne pouvant pas accéder aux financements bancaires.

Il s’agit par exemple des femmes du marché, d’artisans, de couturières, de riziculteurs, d’éleveurs ou de villageoises fabricant des  beignets  pour les vendre, mais aussi de TPE / PME.

Les établissements de microfinance prêtent ainsi  de   petites sommes qui vont  permettre de créer une activité ou de la faire progresser. Les prêts sont généralement successifs, une fois qu’un premier prêt est remboursé, l’établissement de microfinance octroie un second prêt puis un troisième…

le besoin d’établissements de microfinance

Les divers catégories d’établissements financiers –  les banques commerciales, les banques coopératives ou mutualistes, ne sont jamais présentes sans les quartiers les plus populaires des grandes villes africaines, ni dans les zones éloignées des grandes villes

Hors c’est dans ces zones que les besoins de  fourniture d’un ensemble de produits financiers à tous ceux qui sont exclus du système financier classique ou formel sont les plus importants :

Les demandes portent sur le financement par  le microcrédit mais aussi sur la collecte de l’épargne (en particulier la fonction garde monnaie), sur la micro-assurance, les transferts d’argent et aussi beaucoup sur des services non financiers comme la formation à l’éducation financière ou l’accompagnement de l’entreprise.

Les banques et les établissements de microfinance (SFD) souhaitent élargir leur cible de clientèle pour leur développement.

L’activité crédit

Les banques cherchent à élargir leur base client et peuvent prendre l’option stratégique d’un développement de leurs activités vers la clientèle de ceux qui n’ont pas accès aux services de la banque classique.
Cet élargissement de la base client consiste parfois en l’ouverture d’agences loin des grands centres urbains.

Mais ce peut être aussi une volonté de financer de petites  activités économiques rentables mais portant sur de très  faible montant ou encore de financer des créations d’entreprises.

La collecte et la recherche de ressources

Les banques peuvent aussi être à la recherche – dans le cadre de leur gestion de trésorerie – de ressources d’épargne bon marché.

Pour attaquer le marché des microfinances il faut s’être préparé.

On ne communique  pas de la même  façon avec la clientèle dans une banque et dans un établissement de microfinance. En microfinance il faudra faire davantage d’accompagnement.

Le besoin de formation des professionnels de la banque pour une activité de microfinance

Dans tous les cas, la création par une banque de services de microfinance entraine des besoins de formation spécifiques pour pouvoir proposer des produits standardisés, peu couteux à produire et satisfaisant bien la clientèle visée.

De plus les banques ayant un volet microfinance devront s’adapter à un public spécifique présentant rarement de garanties réelles ou  personnelles, avant de pouvoir proposer leurs services de banques  commerciales classiques.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la formation :

Cliquez sur le lien vers  la fiche de présentation de la formation Gouvernance et stratégies dans les établissements financiers

Gouvernance et stratégies dans les banques et établissements de microfinance

L’ECOLE DE LA BANQUE A NANTES

Le parcours de formation du directeur
d’agence bancaire

formation en présentiel ou en e-learning.

Commentaire :

Le Directeur d’Agence bancaire (DA) est à la fois un véritable manager, un commercial et un gestionnaire des ressources humaines de son agence.

Le Directeur d’Agence a la responsabilité globale de l’activité de l’agence bancaire, tant sur le plan commercial que sur le plan du risque et de la conformité.

Sa tâche de manager consiste à fixer des objectifs à chaque membre de son équipe, à organiser les activités, à communiquer, à assurer le leadership, à évaluer les résultats obtenus et aussi à analyser les écarts entre la prévision et le réalisé.

En tenant compte des directives du siège, le Directeur d’Agence établit les budgets de son agence puis construit un plan d’action pour mieux équiper la clientèle existante et  développer la base clients.

Le contrôle interne dans   un établissement de microfinance

Les établissements de microfinance à l’instar des banques doivent établir une cartographie de leurs risques afin d’identifier tous les risques auxquels leur établissement doit fait face, d’évaluer ces risques , de les mesurer et de les maitriser.

Introduction au contrôle interne

Une  Institution de Micro-Finance (IMF) reçoit des dépôts  de ses clients, met en place des crédits,  suit leurs remboursements, manipule des espèces. Toutes ces actions se font dans le cadre de procédures définies à l’avance. Négligences, oublis, malhonnêteté qui sont possibles comme dans toutes les actions humaines peuvent créer des situations graves comme l’octroi de prêts à des personnes qui ne pourraient pas y avoir droit, la mauvaise affectation des dépôts d’épargne, des fraudes…

Pour limiter ces risques, les IMF mettent en place un système de contrôle  lequel constitue  une composante essentielle de la gestion d’un établissement et un  fondement incontournable pour un  fonctionnement sûr et prudent de l’institution.

Pour la zone Afrique Centrale, selon  les règlements CEMAC / COBAC, relatif aux conditions d’activité des établissements de microfinance, les institutions de microfinance sont tenues de se doter de la structure minimale de contrôle constituée de :une fonction audit interne, un ou deux commissaires aux comptes. Les institutions de microfinance mutualistes doivent être en outre dotées d’un organe de contrôle.

Document de référence :  Règlement N°01/02/CEMAC/COBAC relatif aux conditions d’exercice et de contrôle de l’activité de microfinance dans la zone CEMAC

Suivez le lien ci-après pour accéder directement à  la présentation de la formation au contrôle interne :

le contrôle interne en microfinance

 Le rôle du  contrôle interne est de  :

– vérifier la conformité des opérations , de l’organisation et des procédures internes à la réglementation en vigueur, aux normes et usages professionnels et déontologiques et aux orientations de l’organe exécutif ;

– vérifier le respect des limites fixées en matière de prise de risques, notamment pour les crédits à la clientèle et les opérations avec d’autres établissements de crédit ;

– veiller à la qualité de l’information comptable et financière, en particulier aux conditions de conservation et de disponibilité de cette information. (source COBAC)

Le  système de contrôle interne fonctionne soit en continu, c’est le contrôle permanent organisé à tous  les niveaux de l’institution, soit sous la forme intermittente d’audit ou d’inspections.

Des insuffisances très fréquentes dans les dispositifs de contrôle interne

Du fait de leur  origine sociale, les institution de microfinance , ont tardé à se doter de systèmes de contrôles rigoureux comparables à ceux des banques. Le contrôle est plutôt apparu consécutivement à la découverte d’erreurs ou de fraudes ou à la suite de missions de l’autorité nationale en charge du contrôle des IMF. La sécurité des activités est un défi majeur pour la croissance et la pérennité des IMF.

Pourtant c’est bien le contrôle interne qui permet de découvrir rapidement les erreurs, fraudes, retards ou laxisme… Et une erreur corrigée immédiatement coute infiniment moins chère à régulariser qu’une erreur découverte après une longue période qui oblige à une longue série de pointages et reconstitutions.   Les différents dysfonctionnements auxquels font face la plupart des IMF sont détectés par le contrôle interne ou par les auditeurs. Il  arrive parfois  des situations où ce sont les autorités en charge du suivi des IMF qui ont pu détecter ou mettre en évidence des malversations, ce qui a quelquefois conduit à la faillite ou la mise sous administration provisoire d’importantes institutions.

De plus, dans de nombreuses IMF, le contrôle interne ne dispose pas de suffisamment de liberté pour investiguer. Dans des institutions où peuvent exister des conflits d’intérêts (par exemple dans une institution mutualiste, des prêts sont faits aux membres de l’IMF y compris aux administrateurs élus),  Il n’est pas toujours clair de connaitre les limites du périmètre contrôlé. Et souvent le contrôle interne se voit refuser d’intervenir la où les risques sont les plus élevés.

A l’évidence,  les systèmes de contrôle interne de la majorité des  IMF  sont perfectibles.

 Une institution de microfinance  a besoin d’un dispositif  de contrôle   permanent et fiable.

Le contrôle interne est un ensemble de moyens mis en place dans une entreprise et fait partie intégrante de son organisation

La direction de l’entreprise est responsable de la définition, de la mise en œuvre et de la supervision de ces moyens pour atteindre les objectifs du contrôle interne

Le contrôle interne est l’affaire de tous, et en tout premier lieu des opérationnels eux-mêmes, et ce dans tous les processus (achats et frais généraux , opérations de caisse, étude d’un dossier de crédit, recouvrement, trésorerie …..)

La sécurité des activités est un défi majeur pour la croissance et la pérennité des institutions de microfinance et de leurs agences (risques de fraudes, erreurs, retards, pertes, laxisme…).

Dans une institution de microfinance, la gestion efficace des risques consiste à analyser avec attention toutes les expositions aux risques et à rechercher les moyens  pour les réduire.

On note 3 niveaux complémentaires de contrôle :

1. L’auto contrôle du titulaire du poste
2. Le contrôle interne
3. Le contrôle externe

1 L’auto contrôle du titulaire du  poste

Le premier contrôle reste bien de s’assurer de l’auto contrôle du titulaire du poste qui doit vérifier ses propres opérations, faire ses ajustements périodiques, ne clôturer une  caisse  qu’une fois qu’il s’est assuré qu’il n’y avait pas d’erreurs.

2 Le contrôle interne : le contrôle de premier niveau par le hiérarchique

Le contrôle de premier niveau est effectué par le hiérarchique de l’agent.

Cela fait partie intégrante de la responsabilité du hiérarchique de s’assurer de la qualité du travail de son subordonné.

3 Le contrôle interne : le contrôle par le contrôleur interne

Le contrôle de second niveau est un dispositif de l’institution de microfinance, défini et mis en œuvre sous la responsabilité de la direction générale , qui  contribue à la prévention des risques

Il est effectué par un contrôleur interne indépendant du hiérarchique

Les contrôles en agence porteront prioritairement sur :

1. La qualité des contrôles de premier niveau
2. Le contrôle de conformité des ouvertures de comptes
3. La qualité des dossiers de demande de crédit
4. La vérification des existants (caisse, caisse GAB, cartes, chèques…)
5. La maitrise des opérations suspectes au sens du blanchiment et de la lutte contre l’argent du terrorisme.
6. La sécurité de l’archivage quotidien
7. La sécurité des accès et la surveillance des locaux

LE  CONTRÔLE INTERNE EN BANQUE

 Une formation pour les contrôleurs internes des banques.

Le contrôle interne est une clé de la performance d’un établissement bancaire.

La Direction Générale a la responsabilité finale de la qualité du service et de l’image de marque de l’établissement. Elle a besoin d’un bon fonctionnement du contrôle interne pour atteindre ses objectifs.

Il n’est pas simple de devenir contrôleur interne d’une banque : Il faut des compétences humaines  , être autonome,  avoir un sens de l’écoute, savoir poser les bonnes questions – avec  tact, mais aussi disposer de compétences techniques : avoir de la curiosité intellectuelle, bien comprendre ce qui se passe, connaître les risques liés aux opérations, être capable de rédiger un rapport documenté dans  le respect des principes d’éthique et de confidentialité.

A travers des quizz, des cas pratiques et des exposés power-point, l’école de la microfinance vous permet d’acquérir les qualités nécessaires pour être un contrôleur interne efficace.

L’école de la microfinance organise des sessions de formation permettant de répondre aux obligations réglementaires en matière de contrôle interne.

L’objectif de nos formations en réalisant des missions de contrôle appropriées est d’améliorer  la sécurité financière de la Banque, de  lutter contre les fraudes internes, les malveillances, mais aussi de combattre le blanchiment, le financement du terrorisme.

Lien vers la formation « le contrôle interne en banque »

Le contrôle interne en banque

Les objectifs du contrôle interne :

Le système de contrôle interne comprend des dispositions pour assurer :

− la vérification des opérations et des procédures internes, la mesure, la maîtrise et la surveillance des risques

− la fiabilité des conditions de collecte, de traitement, de diffusion et de conservation des données comptables et financières ;

− l’efficacité des canaux de circulation interne de la documentation et de l’information

Il existe deux grands types de contrôles : orientés vers la prévention ou orientés vers la détection 

Contrôles orientés vers la prévention :

1. Conformité des ouvertures de comptes
2. Limitation des accès
3. Organisation du suivi des mouvements (exemple : la mise en place d’un crédit).
4.  Séparation des fonctions
5.  Établissement périodique de fiches de justification de compte

Contrôles orientés vers la détection :

1.  Blanchiment d’argent
2. Contrôles contradictoires des espèces en caisses
3. Interrogations et recoupements d’informations

Au niveau des métiers du contrôle interne , on distingue 3 grandes catégories : Les métiers liés à la conformité, les métiers liés au contrôle des risques, les métiers d’auditeur ou d’inspecteur.

Les établissements de crédit doivent se doter d’un système de contrôle interne efficace adapté à leur organisation, à la nature et au volume de leurs activités ainsi qu’aux risques auxquels ils sont exposés.

 Ces obligations découlent des actions de Bâle. Elles ont été transcrites dans les textes réglementaires édictés par les banques centrales.

Les établissements de crédit et les holdings financières doivent se doter d’un système de contrôle interne comportant un système de contrôle des opérations et des risques, des manuels de procédures internes, une organisation comptable, un système de traitement de l’information, un système de mesure des risques et des résultats, des systèmes de surveillance et de maîtrise des risques ainsi qu’un système de reporting.

Les risques opérationnels, sont définis par le comité de Bâle comme les risques de pertes « résultant d’une inadéquation ou d’une défaillance attribuable aux procédures, au facteur humain et aux systèmes ou à des causes externes » ;

La structure pyramidale du contrôle interne en banque :

L’autocontrôle du titulaire du poste :

Le premier contrôle est l’autocontrôle du titulaire du poste : le salarié vérifie qu’il a bien fait son travail.

Le contrôle de premier niveau  effectué par les opérationnels

Le hiérarchique est responsable du travail de ses subordonnés. (Exemple le chef de caisse) Cela fait partie intégrante de la responsabilité du hiérarchique de s’assurer de la qualité du travail de son subordonné. Le premier échelon du contrôle interne est assuré par le personnel opérationnel, par l’encadrement des équipes et par les responsables hiérarchiques ;

Le contrôle de second niveau (effectué par les services de contrôle interne ou un service non impliqué dans l’activité opérationnelle)

Le contrôle de second niveau est un dispositif de la banque , défini et mis en œuvre sous la responsabilité de la direction générale, qui contribue à la prévention des risques

Il est effectué par un contrôleur interne indépendant du hiérarchique.

Le contrôle de troisième niveau (effectué par l’audit interne).

Le contrôle périodique ou Audit interne est effectué, sous la responsabilité de l’organe délibérant et du comité d’Audit, par un personnel indépendant intervenant sur pièces ou sur place dans le cadre d’audits ponctuels. Le service d’audit interne a la responsabilité d’évaluer le fonctionnement du dispositif de contrôle interne et de faire toutes préconisations pour l’améliorer, dans le champ couvert par ses missions.

Il sensibilise et forme habituellement l’encadrement au contrôle interne mais n’est pas directement impliqué dans la mise en place et la mise en œuvre quotidienne du dispositif.

Le responsable de l’audit interne rend compte à la Direction Générale et, selon des modalités déterminées par chaque société, aux organes sociaux, des principaux résultats de la surveillance exercée.

Les banques et les établissements de microfinance doivent instituer une fonction audit interne chargée de la supervision des dispositifs de prévention et de contrôle des risques, de vérifier l’efficacité et la cohérence du contrôle interne, d’en détecter les faiblesses afin de proposer les mesures de redressement.

Cette fonction doit être indépendante, avoir une compétence exhaustive, être dotée des moyens nécessaires, avoir des objectifs clairs et être permanente.